Privacybeleid

Over privacy kunnen we heel kort zijn. Worcade beschermt je gegevens zodat zo min mogelijk mensen erbij kunnen. We verkopen je gegevens niet door maar verdienen geld met het verkopen van Worcade Pro-accounts.

Worcade is gemaakt om samen met andere organisaties klanten te ondersteunen. We gaan er vanuit dat je Worcade gebruikt voor klantondersteuning (support) en daarbij geen bijzondere- of strafrechtelijke persoonsgegevens verwerkt. Omdat Worcade bedoeld is voor zakelijk gebruik nemen we aan dat je als gebruiker minimaal 16 jaar oud bent. Heeft een kind onverhoopt een account aangemaakt? Dan kun je dit account sluiten of ons vragen dat te doen.

Hieronder staat een uitgebreide versie van wat we precies met je gegevens doen. We willen deze tekst graag zo begrijpelijk mogelijk formuleren. Heb je vragen of opmerkingen over ons privacybeleid? Dan kun je ons altijd mailen op hello@worcade.com of ons contactformulier invullen.

Verwerkte persoonsgegevens

Als je een Worcade-account aanmaakt, vragen we je om je persoonsgegevens. We vragen alleen gegevens die we nodig hebben om jouw samenwerking met collega’s, leveranciers en klanten zo goed mogelijk te regelen. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we nodig hebben en waarom.

IP-adres: Als je onze website Worcade.com bezoekt, ontvangen wij automatisch je IP-adres. De server waar onze website op draait groepeert dagelijks alle bezoeken en verwijdert de bezoekersgegevens met IP-adres regelmatig. We bewaren bezoeken aan onze website for analyse nadat we je ip-adres geanonimiseerd hebben door de laatste twee octetten te verwijderen.

Om een oogje te houden op de goede werking van onze applicatie bewaren we bepaalde gebeurtenissen, zoals inlogpogingen. Je IP-adres bewaren we in dit geval zes maanden om het aantal (mislukte) inlogpogingen op je account te zien.

E-mailadres: We bewaren je e-mailadres als je dat aan ons geeft of als iemand een gesprek met jou voert via Worcade. We bewaren je e-mailadres samen met je andere accountgegevens tot je je account bij Worcade verwijdert.

We gebruiken je e-mailadres om je te herkennen als je inlogt op Worcade. Daarnaast sturen we je bijvoorbeeld de volgende berichten:

  • Notificaties van nieuwe gesprekken: als iemand via Worcade een gesprek met jou begint, sturen we je daar een e-mailbericht over, met een link naar het gesprek.
  • Notificaties van gewijzigde gesprekken: als een gesprek waaraan jij deelneemt verandert, sturen we je daar een e-mailbericht over, met een link naar het gesprek. Je kunt deze e-mailberichten uitschakelen in je profielinstellingen of door de link onderaan het e-mailbericht aan te klikken. Bijvoorbeeld als je op een andere manier op de hoogte blijft van wijzigingen in gesprekken.
  • Algemene notificaties: we sturen je een e-mailbericht van belangrijke gebeurtenissen in Worcade. Bijvoorbeeld om je e-mailadres te verifiëren of als je je wachtwoord opnieuw instelt. Of als iemand je uitnodigt om samen te werken in een Worcade-groep of -bedrijf of een gesprek aan je toekent.
  • Getting Started: we sturen je een serie e-mailberichten om je (weer) op gang te helpen met Worcade. Je kunt deze e-mailberichten uitschakelen in je profielinstellingen of door de link onderaan het e-mailbericht aan te klikken.
  • Nieuwsbrief: we sturen je e-mailberichten om je op de hoogte te houden van nieuws rondom Worcade en het vakgebied. Je kunt deze e-mailberichten uitschakelen in je profielinstellingen of door de link onderaan het e-mailbericht aan te klikken.

Naam: We bewaren je naam als je die aan ons geeft of als iemand die een gesprek met jou start die aan ons geeft. We gebruiken je naam om je persoonlijk aan te spreken en zodat andere Worcade-gebruikers weten met wie ze van doen hebben. Andere Worcade-gebruikers zien jouw naam als ze je toevoegen aan een gesprek en in hun lijst van contactpersonen als je een gesprek met hen hebt gevoerd.

Organisatie: We bewaren de naam van je organisatie als je die aan ons geeft. We gebruiken de naam van je organisatie zodat je samen met collega’s aan gesprekken met klanten en leveranciers kunt deelnemen in Worcade.

Adresgegevens: We bewaren de adresgegevens van je organisatie als je die aan ons geeft. We gebruiken die adresgegevens voor de factuur als je Worcade Pro afneemt.

Taal: We bewaren je voorkeurstaal als je die aan ons geeft of als iemand die een gesprek met jou start die aan ons geeft. We stemmen Worcade en onze e-mailberichten zo goed mogelijk op je gekozen taal af.

Profielfoto: We bewaren je profielfoto als je die aan ons geeft. We laten je profielfoto zien in gesprekken die andere Worcade-gebruikers met je voeren zodat het sneller duidelijk is wie wat zegt in een gesprek. Andere Worcade-gebruikers zien jouw profielfoto in hun lijst van contactpersonen als je een gesprek met hen hebt gevoerd.

Servicemanagement-applicatie: We bewaren of achterhalen de service management applicatie die je gebruikt, bijvoorbeeld TOPdesk. We gebruiken die applicatie om informatie over het gebruik van Worcade zo goed mogelijk af te stemmen op de applicatie waar jij mee werkt.

Overige gegevens die Worcade bewaart: Worcade bewaart gesprekken die je voert met andere Worcade-gebruikers en gegevens die je aan dat gesprek toevoegt, zoals locaties, assets en bijlagen. Omdat je deze gegevens deelt met andere Worcade-gebruikers blijft deze informatie beschikbaar in Worcade voor andere gebruikers in het gesprek.

Wil je je persoonsgegevens inzien, wijzigen of verwijderen uit ons systeem? Geen probleem: log in op Worcade.net en open je profielinstellingen. Neem voor het overdragen van gegevens even contact met ons op.

Wie kunnen er bij je gegevens?

We beschermen je gegevens zodat zo min mogelijk mensen erbij kunnen. Alle communicatie tussen onze computers is versleuteld (https) tegen meelezen. We gebruiken unieke, sterke wachtwoorden op al onze accounts. Daarnaast schakelen we tweefactorauthenticatie in waar dat mogelijk is.

Worcade-medewerkers in de functie van ontwikkelaar kunnen technisch gezien bij je gegevens. Andere Worcade-medewerkers kunnen via een intern ontwikkelde tool gericht gegevens inzien voor de verbetering en ondersteuning van het gebruik van Worcade. Voor de analyse van het gebruik van Worcade verwerken we je persoonsgegevens in een interne server van TOPdesk Nederland B.V. waar de TOPdesk-afdelingen ICT en Business Support toegang toe hebben. Alle TOPdesk-medewerkers, inclusief team Worcade, hebben een geheimhoudingsclausule getekend als onderdeel van hun arbeidscontract. Medewerkers van team Worcade hebben een Verklaring Omtrent het Gedrag overlegd (VOG).

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in opdracht van Worcade, sluiten we een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Worcade blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Worcade bewaart je persoonsgegevens veilig in de EU of bij organisaties waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat. De meeste gegevens bewaren we bij Amazon Ireland (Ierland) en we wisselen bestanden uit via Stack (eigendom van het Nederlandse bedrijf TransIP).

Amerikaanse organisaties waar wij mee samenwerken hebben zich aangesloten bij Privacy Shield, zoals Asana, Atlassian en Slack. Voor de centrale e-mailbox van Worcade maken we gebruik van FastMail, een bedrijf uit Australië.

Worcade-gesprekken zijn zichtbaar voor een ieder die het unieke nummer van een gesprek weet. Deelnemers aan een Worcade-gesprek krijgen dit nummer in een link via e-mail toegestuurd. Worcade-gebruikers die nog geen wachtwoord hebben ingesteld, krijgen in de link van een gesprek inloggegevens mee die korte tijd geldig zijn.

Worcade groepeert gebruikersaccounts in een bedrijf. De beheerder van een bedrijf kan ons om een export van alle aan het bedrijf gelieerde gegevens vragen. De beheerder van het bedrijf kan zo voldoen aan het recht van inzage van betrokkenen of gegevens overdragen naar een ander systeem. Vóór het overdragen van gegevens verifieert Worcade van doen te hebben met de beheerder van een bedrijf.

Samenwerking met TOPdesk Nederland B.V.

Worcade is een team binnen TOPdesk Nederland B.V.. Als we persoonlijk contact met je opnemen, bijvoorbeeld om je beter van dienst te zijn, dan zoeken we mogelijk extra informatie op in de klantcontactsystemen van TOPdesk Nederland B.V.. We zoeken dan bijvoorbeeld aan de hand van je naam, de naam van je organisatie of je e-mailadres je telefoonnummer op. Aantekenigen van de gesprekken die we hebben bewaren we in de klantcontactsystemen van TOPdesk Nederland B.V. om te voorkomen dat collega’s je dezelfde vragen stellen.

Wijzigingen, vragen en feedback

We werken dit privacybeleid bij als we merken dat de tekst duidelijker kan of als we details zijn vergeten. De laatste wijziging van deze tekst was op 27 november 2018.

Wijzigen we de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken wezenlijk? Dan vertellen wij je dit van tevoren, en vragen je voor zover wettelijk vereist om toestemming voordat we dergelijke wijzigingen implementeren.

Als je vragen hebt over dit privacybeleid, kun je altijd contact met ons opnemen:

TOPdesk Nederland B.V.
t.a.v. Worcade
Westlandseweg 40
2624 AD DELFT

hello@worcade.com
015 2700970

Btw: NL852330996B01
Kamer van Koophandel: 56849990

Daarnaast kun je een klacht indienen bij de autoriteit persoonsgegevens van het land waar je werkt of woont. Als dat geen Europees land is, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.